Comment réaliser un inventaire efficace en grande surface ?

Publié le

6 septembre 2024

Ah l’inventaire… Souvent relégué au rang des longues tâches fastidieuses n’en reste pas moins une obligation administrative en fin d’année comptable, mais aussi un indispensable pour une gestion optimale des stocks. Mais qu’est-ce qu’un inventaire au juste ? Il s’agit du processus de comptage et de contrôle des stocks physiques qui permet d’aligner les données théoriques et réelles. Dans cet article, nous vous guiderons à travers les meilleures méthodes et pratiques pour réaliser un inventaire efficace en grande surface. 

L’importance d’un inventaire efficace en GMS 

D’un inventaire efficace en GMS découlent de nombreuses conséquences bienvenues et totalement liées les unes aux autres : 

• Une gestion des stocks optimisée. En effet, grâce à un décompte précis et à une vérification des produits, vous vous assurez de réduire les erreurs de stock en repérant les écarts entre le réel et les données informatiques, en identifiant la démarque inconnue issue de disparitions de produits, etc. Une telle rigueur vous permet de réajuster la fréquence de vos commandes fournisseurs si nécessaire et d’ainsi obtenir un niveau de stock optimal ; 

• La disponibilité des produits. Avec un inventaire précis, vous vous assurez de conserver des rayons correctement approvisionnés en fonction de la demande. À dieu les ruptures qui frustrent les clients et les excédents qui immobilisent inutilement des ressources. Autrement dit, vous soutenez la rotation de vos stocks et évitez le gaspillage notamment alimentaire ; 

• La satisfaction client. En étant en mesure de proposer des rayons toujours bien approvisionnés et en évitant les ruptures de stock, vous répondrez encore mieux attentes de vos clients. De cette façon, vous pouvez être sûr d’accroître leur fidélité à votre magasin ; 

• La rentabilité de l’entreprise. Une gestion précise de vos stocks minimise les pertes financières possibles liées à des produits invendus ou dépréciés. 

En somme, un inventaire efficace n’est pas seulement une question de comptabilité. C’est aussi un véritable levier pour optimiser les performances commerciales de votre grande surface.

Les différents types d’inventaire existants 

L’inventaire annuel : un bilan en une opération 

L’inventaire annuel consiste à effectuer un comptage complet des stocks une fois par an. Il est généralement effectué en fin d’exercice comptable. Ce type d’inventaire offre une vue globale des stocks à un moment précis. Il permet de vérifier la cohérence des enregistrements par rapport au bilan comptable.  

Toutefois, cette méthode nécessite souvent de fermer temporairement un magasin ou d’en réduire l’activité pour pouvoir procéder en toute sérénité. Un inconvénient qui peut entraîner une perte de chiffre d’affaires. De plus, en raison de son caractère ponctuel, il ne peut pas refléter les fluctuations de stock qui se produisent au cours de l’année. Un type d’inventaire qui convient parfaitement à des entreprises ne disposant que de peu de références produits, mais qui ne convient pas forcément à une grande ou moyenne surface. 

L’inventaire tournant : un contrôle continu et ciblé 

Plutôt que de tout inventorier en une seule fois, l’inventaire tournant consiste à compter régulièrement des portions spécifiques du stock. Par exemple, un magasin de grande distribution peut décider de vérifier un rayon ou une catégorie de produits chaque semaine. Cette méthode est efficace pour les grandes surfaces où le volume de produits est important. En étalant les comptages sur l’année, elle offre un contrôle régulier sans perturber les opérations. 

L’inventaire permanent : une gestion en temps réel 

L’inventaire permanent reste la méthode la plus prisée en grande et moyenne surface. Il s’agit d’une approche continue où les stocks sont mis à jour en temps réel après chaque vente. En d’autres termes, cette méthode permet un suivi constant des niveaux de stock. Cette précision minimise les risques d’écarts et permet de réagir rapidement aux besoins du marché. L’inventaire permanent nécessite l’utilisation de scanners et de logiciels de gestion ainsi qu’une certaine rigueur le part des collaborateurs lors de l’enregistrement des données ou des passages en caisse. 

En somme, chaque méthode a ses propres avantages et inconvénients. Le choix doit se faire en fonction des objectifs de l’entreprise, de la taille de l’inventaire et des capacités technologiques disponibles. En grande et moyenne surface, du fait du grand nombre de références et de la présence de produits frais, il est courant de mettre en place un inventaire permanent à l’aide de logiciel de gestion dédié et de réaliser des inventaires tournant régulièrement afin de s’assurer de la concordance des données. 

Les étapes clés d’un inventaire efficace

1. La préparation de l’inventaire

La première étape d’un inventaire est la planification. Le but est de définir la période la plus appropriée à la réalisation de cette tâche. Celle-ci se situe souvent en dehors des heures de pointe, là où aucune vente ne pourrait être réalisée au cours du processus. 

C’est également le moment idéal pour définir les outils qui seront utilisés. Tous les produits de votre magasin disposent de codes-barres ? Alors un scanner peut être utile. Vous fonctionnez sous forme d’inventaire permanent à l’aide d’une solution logiciel dédiée ? Dans ce cas, une tablette permettra à vos employés de visualiser les stocks théoriques en direct. 

Vous pouvez aussi fonctionner au format papier en utilisant des feuilles de comptage reprenant les codes EAN et les désignations des produits ainsi que les quantités présentes dans votre logiciel informatique. Vos salariés n’auront plus qu’à apporter les résultats de leurs comptages dans des colonnes dédiées. 

Enfin, avant de lancer vos équipes dans ce processus, veillez à ce que cette dernière soit formée aux procédures de comptage et à l’utilisation d’outils technologiques. De plus, prévoyez toujours au moins deux personnes pour compter simultanément des zones de comptage prédéfinies, que ce soit en rayon ou en entrepôt. De cette façon, les erreurs seront minimisées et la tâche rendue plus rapide.

2. Le comptage des stocks

Ici, point de secret, il sera nécessaire de compter ou de scanner les codes-barres des articles un à un. 

Toutefois, si vous avez mis en place des étiquettes RFID, le travail n’en sera que plus simplifié et rapide. En effet, ces étiquettes contiennent une puce permettant d’identifier un produit et qui fonctionne par radiofréquence. Autrement dit, vos collaborateurs n’auront qu’à passer leur lecteur près du contenant et les données seront directement enregistrées. 

C’est aussi le moment opportun pour demander à vos salariés de s’assurer de l’état des produits et des dates de péremption. Ainsi, des produits périmés ou détériorés pourront être démarqués de votre stock. 

Une fois l’étape de comptage terminée, il est nécessaire de mettre à jour le stock théorique de votre logiciel de gestion.

3. L’analyse des résultats

Une fois l’inventaire des stocks terminé, vous aurez peut-être remarqué des écarts entre le stock réel et celui qui était renseigné dans votre outil informatique. Ces derniers peuvent résulter d’erreurs en caisse, de vols ou de pertes non enregistrées. Pour corriger ces écarts, des audits internes réguliers sont recommandés. En effet, les écarts identifiés doivent être analysés pour en déterminer la cause et apporter les ajustements nécessaires dans le système de gestion des stocks. 

Mais l’analyse des résultats d’un inventaire ne se limite pas qu’aux corrections des possibles écarts. Elle permet également d’optimiser la gestion des stocks. Par exemple, l’analyse des stocks tournants peut révéler des produits à rotation lente qui occupent un espace précieux, ou au contraire, des produits à forte demande nécessitant un réapprovisionnement plus fréquent. En interprétant ces données, les responsables peuvent ajuster les stratégies d’achat, de stockage et de vente pour maximiser l’efficacité et la rentabilité du magasin. 

Les outils pour vous aider à réaliser votre inventaire 

Les logiciels de gestion d’inventaire 

Fut un temps, la gestion des inventaires en grande surface s’appuyait uniquement sur des méthodes comme la saisie manuelle sur papier ou l’utilisation de tableurs Excel. Ces méthodes, bien qu’encore utilisées dans certaines entreprises, présentent des limites en termes de précision, de rapidité et de gestion à grande échelle. Les erreurs de saisie étaient alors fréquentes et le temps nécessaire pour compiler, analyser les données pouvait ralentir les opérations. 

En réponse à ces défis, les WMS (Warehouse Management Systems) sont devenus une solution plus efficace pour les grandes surfaces. Un WMS intègre l’automatisation dans chaque étape de la gestion des stocks, depuis la réception des marchandises jusqu’à leur expédition. Il permet de suivre les stocks en temps réel, de planifier les réapprovisionnements de manière plus précise et de réduire considérablement les erreurs de comptage. Grâce à ces systèmes, les GMS peuvent gérer leurs inventaires de manière plus fluide et réactive, assurant ainsi une meilleure disponibilité des produits et une optimisation des coûts. 

L’utilisation de codes-barres et RFID 

L’automatisation via les codes-barres et la technologie RFID, que nous mentionnions plus haut, est devenue indispensable pour réaliser des inventaires rapides et précis. Les codes-barres permettent un suivi unique de chaque produit, ce qui simplifie le processus de comptage. La RFID, quant à elle, va plus loin en offrant la possibilité de scanner plusieurs articles à distance, sans besoin de contact visuel direct. Cela se traduit par un gain de temps significatif et une réduction des erreurs, notamment dans les environnements à forte rotation de produits. 

Les bonnes pratiques pour l’optimisation d’un inventaire 

La formation continue des équipes 

Comme nous vous l’expliquions précédemment, la formation des équipes est indispensable pour garantir un comptage précis et efficaces des stocks. Chaque membre du personnel doit connaître les procédures d’inventaire de votre magasin, savoir utiliser les outils comme les scanners de codes-barres ou les logiciels de gestion et comprendre l’importance d’une saisie rigoureuse des données. 

Une équipe bien formée, c’est l’assurance d’une réduction des erreurs, d’un processus d’inventaire des stocks plus rapide et d’une meilleure gestion de ces derniers au quotidien ! 

L’audit régulier des processus 

Pour maintenir un niveau de précision satisfaisant de vos inventaires, il est important de procéder à des audits réguliers des méthodes mises en place. De tels audits permettent de vérifier l’efficacité des processus, d’identifier les points faibles et d’apporter des améliorations.  

Revoir régulièrement les procédures internes et ajuster les stratégies en fonction des résultats de ces audits permet aux grandes surfaces de minimiser les erreurs et de toujours mieux optimiser leur gestion des stocks. 

La flexibilité et l’adaptation 

L’adaptabilité est une qualité essentielle à la gestion des inventaires en grande surface. Les méthodes d’inventaire doivent être ajustées en fonction des saisons, des promotions et des périodes de forte affluence.  

Par exemple, durant les fêtes ou les soldes, un inventaire plus fréquent peut être nécessaire pour s’assurer que les produits sont toujours disponibles en rayon. En étant flexible et en adaptant les stratégies d’inventaire aux besoins spécifiques de chaque période, les grandes surfaces peuvent maximiser leur efficacité opérationnelle et mieux répondre aux attentes des clients. 

En route vers des inventaires efficaces pour votre grande surface 

Vous l’aurez compris, un inventaire efficace est un levier stratégique pour la gestion optimale des stocks en GMS. Il réduit les erreurs, garantit la disponibilité des produits et améliore la satisfaction client, tout en optimisant les coûts opérationnels. Adopter des outils comme les WMS permet d’automatiser et de sécuriser ce processus, rendant les opérations plus fluides et rentables. 

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